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Workshop-Checkliste
Diese Checkliste kann Dir für die Party-Workshopplanung nützliche Dienste leisten.
Anregungen für die Erweiterung dieser Liste nehmen wir gerne entgegen.
Abklärungen und Massnahmen vor dem Party Workshop
Suche geeigneter Räumlichkeiten für Party Workshop
Abklärung des Umfeldes der Räumlichkeit auf Musik und Party Lärmpegel Empfindlichkeit
Kontaktaufnahme mit möglichen Betroffenen des Party-Lärmpegels, um vielleicht mit einer
Flasche guten Wein das Verständnis der Anwohner zu erhalten
Reservation der Räumlichkeiten(empfohlen sind Waldhütten, Schiess Anlagen, Vereinslokale,
Gemeinde Mietlokale oder andere Lärmunempfindliche Mietobjekte)
Abklärung der Infrastruktur: Elektrische und sanitäre Einrichtungen, Anschlüsse,
Arbeitsflächen und Sitzmöglichkeiten
Hausordnung und Vorschriften abklären
Vertrag besorgen und prüfen
Abklärung einer allenfalls erforderlichen Bewilligung der Gemeinde
Abklärung einer allenfalls erforderlichen Bewilligung der Polizei, um die Polizeistunde
verlängern zu können
Abklären wie die Verpflegung zu welchen Konditionen von wem erbracht wird
Konzepterarbeitung: Ausgangslage, Ziele, Strategie, Massnahmen, Organisation, Budget etc.
Abklären ob es Sinn macht, noch weitere Partner zur Durchführung hinzuzuziehen
Einen genauen Ablauf der Veranstaltung planen
Infrastruktur organisieren:
- Tische, Stühle, Ablagen
- Arbeitstisch Schutzabdeckungen
- Tischtücher und Aschenbecher
- Werkzeugkasten und Heissschneider, Nähnadeln, Leim, je nach deinem Vorhaben
auch die spezifischen Materialien auf die Anzahl Teilnehmer berechnet
- helle Beleuchtung zum Arbeiten
- UV-Beleuchtung für Party
- Musik-Beschallung
- swissstrings Dekoration für ein würdiges Ambiente
- Geschirr: Pappbecher, Gläser, Besteck, Tassen, Servietten
- Ablagen für Verpflegung
- Getränkeausschank, Bar, Kühlschrank
- Kaffeemaschine, Kaffeerahm und Zucker
- Service-Tablette, Flaschenöffner, Korkenzieher, Büchsenöffner
- Abfallsäcke, Putzlappen, Putzmittel
- Geldkassette, Wechselgeld
- Notizblöcke, Kugelschreiber, Massstab, Zirkel, je nach Bedarf
- Sanitätskasten
- Verlängerungskabel, Steckleisten, Sicherungen, ev. Batterien, etc.
Getränke, Verpflegung:
Bestellung/Einkauf der Getränke
Darauf achten, dass die überschüssigen Getränke dem Lieferanten
zurück gegeben werden können! (auf Komission bestellen)
Getränke- und Verpflegungsliste, falls kostenpflichtig mit Preisangaben
Organisation der Verpflegung: Auch hier darauf achten, vorwiegend verpackte
Esswaren zu kaufen, die wieder zurückgegeben werden können
Begrüssungsdrink (Apéro) organisieren (Wein oder Bowle)
Getränke-Nachlieferung sicherstellen, wenn die Getränke ausgehen sollten
Vegetarier in der Planung mit einbeziehen
Mitarbeiter:
Eventuelle Mitarbeiter für Dekoration, Licht/Ton, Präsentation, Künstler,
Auf- Abbau, Reinigung, Verpflegung, Transport
Drucksachen oder Homepage:
Anmeldungen, Informationen, Einladungen, Anfahrtswege,
Ortsplan, Parkplätze
Öffentliche Verkehrsmittel: Zeiten, Wegbeschreibung, Verbindungen
Wettbewerbstalons
Eintrittskarten
Beschilderung, Beschriftung
Hinweistafeln an der Strasse, Signalisation, Wegweiser
Parkplätze
Eingang
Preise: Getränke und Verpflegung
Bar
WC
Garderobe
Werbung, Einladungen
Werben über die Foren auf der Homepage von swissstrings
Workshop Bewerbung in Tagesmedien
Eintrag Veranstaltungskalender im Internet
Bewerbung in Gratisanzeige-Blätter
Werbe -Flyer verteilen in Lokalen und Veranstaltungen
Anmeldemöglichkeit auf eigener Homepage
Angemeldete Teilnehmer 1 Woche vor Beginn der Veranstaltung telefonisch nachfassen
Diverses
Bei grösseren Veranstaltungen Veranstaltungshaftpflicht-Police abschliessen
Transportmittel für Dekorationsmaterial etc. sowie Rücktransport organisieren
Diverses Kleinmaterial, Quittungen, Verkauftüten, Stempel, Schreibzeug organisieren
Organisation und Kontrolle, dass das Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Beschaffung des zu verteilenden internen Informationsmaterials
Errichtung einer Verkaufsecke / -stand
Materialliste erstellen
Reservematerial bereitstellen, UV-Röhren, Glühbirnen, Geräte etc.
Massnahmen während des Party Workshop
Mindestens jede Stunde eine Pause
Persönlich auf die Teilnehmer zugehen und eingehen
Darauf achten, dass die beauftragten Arbeiten richtig ausgeführt werden.
Ausser bei Vorträgen, soll immer Musik im Hintergrund laufen!
Das Lehrer Getue zu Hause lassen und das Kumpelhafte fördern!
Kontrolle des Getränkebestandes
Kontrolle der Reinlichkeit, Abfalleimer, WC-Anlagen, Tische, Aschenbecher
Einhaltung des Programmablaufs
Betreuung externer Künstler, Präsentatoren
Planung weiterer Workshops mit den Teilnehmern
Fotos oder Videoaufzeichnung machen für Weiterverwendung
Massnahmen nach dem Party Workshop
Freundliche Verabschiedung
Kasse mit Einnahmen wegschliessen
Aufräumarbeiten koordinieren: genügend Personal für richtiges einpacken und verräumen,
sortieren der Getränke, Bereitstellen Grobgut für Transport, Reinigung des
Veranstaltungsort, Abfallentsorgung
Transport organisieren, Beladung überwachen
Überwachung der Aufräumarbeiten hinsichtlich Diebstählen
Daten, Adressen, Wettbewerbtalons von Teilnehmern sofort sichern
Einsammeln von Fundgegenständen
Auszahlung von Personal, externen Rednern, Künstlern, Helfer
Abrechnung mit Lieferanten und Vermieter
Allenfalls den Teilnehmern ein Teilnahmezertifikat ausstellen und zusenden
Interne Auswertung der Veranstaltung, Verbesserungen sofort schriftlich festhalten
für die nächste Veranstaltung.
Partybericht bei swissstrings ins Forum stellen.
Das wäre eine Checkliste, die Ihr nach Bedarf anpassen könnt. Selbstverständlich kann jeder
Veranstalter seine
eigenen Ideen umsetzen. Aber im grossen und ganzen solltet Ihr Euch schon an gewisse
Eckpfeiler halten, damit eine Struktur erkennbar ist. Ansonsten ist es Eure Kreativität.
Und über allem steht Fun und Party - nicht vergessen, das ist das wichtigste!
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